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Vous est-il déjà arrivé de compter les jours avant vos prochains congés ? Avant votre voyage à Disney avec les enfants ou avant la Noël ? Eh bien voilà : vous savez ce qu’est un rétro-planning 🙂 C’est pas plus compliqué que ça !
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Un rétroplanning, ou échéancier en bon français, est un calendrier qui remonte le temps, commençant par le JOUR J, celui du spectacle, et se terminant à AUJOURD’HUI !
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À chaque période qui précède le spectacle correspond un ensemble de tâches qui doivent être accomplies ; de grandes et petites choses qui doivent être faites à un moment précis pour que le reste de l’organisation soit stable.
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Inutile de vous dire, par exemple, qu’il ne faut pas s’inquiéter de la taille des costumes 3 jours avant le lever de rideau… 🙂 Ça, c’est assez évident mais il y a plein de petites choses auxquelles on ne pense pas forcément qui sont pourtant indispensables au bon déroulement des opérations. Je vous donnerai un tas d’exemples plus bas sur cette page.
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Que contient le rétroplanning ?
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Toutes les tâches auxquelles vous avez pensé pour l’organisation du spectacle ET toutes celles auxquelles vous ne pensez pas encore et qui vous paraîtront évidentes quand vous y serez confrontées 😉 Vous les ajouterez simplement à la liste dans le cours de vos réflexions.
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Des sous-catégories au gré de l’avancement de chaque tâche. Par exemple : votre intitulé « communication / publicité » est indiqué à la ligne « 2 mois avant le jour J », vous pourrez compléter en précisant qu’à X semaines, il faut appeler les radios locales, à X semaines il faut créer la pub sur Facebook, à X jours il faut envoyer un mail à une liste d’intéressés, etc.
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Les responsables : comme nous l’avons vu dans d’autres articles, organiser/monter un spectacle n’est pas l’affaire d’une seule personne. Une équipe s’y attèle : la plupart des opérations sont déléguées. L’organisateur peut alors endosser son vrai rôle d’organisateur, fait de confiance et de vérifications.
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Pourquoi faire un rétroplanning ?
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Être organisé et ne rien oublier, planifier.
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Monter un spectacle est une véritable entreprise. Entre les déplacements des accessoires sur scène, la gestion du son et des lumières, les déplacements en coulisse, l’installation de la salle, la publicité, l’administratif et les autorisations, … (et j’en passe), c’est illusoire de compter sur notre cerveau pour tout retenir et dans l’ordre !
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Ne pas perdre de temps.
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Imaginons que vous ayez déjà rempli le formulaire de droits d’auteur (à la SABAM, la SACEM ou tout autre organisme qui gère ces droits de diffusion) et que la prof de danse ou le metteur en scène a fait des tas de modifications. Vous êtes bon(ne) pour recommencer.
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Idem si votre affiche de publicité est déjà imprimée alors que le budget vient d’être modifié et que le prix d’entrée est passé de 13 à 15 euros !
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Vous avez compris : si les étapes et sous-étapes sont bien listées dans l’ordre, on évite la plupart de ces mésaventures chronophages.
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Communiquer efficacement.
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Que ce soit à votre propre équipe (chorégraphe, scénographe, responsable perruques, responsable trésorerie, etc.) ou aux sponsors, subsides, etc. : tout le monde a besoin de se sentir rassuré par votre maîtrise du timing.
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Quelques pistes intéressantes pour créer votre rétroplanning
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Ci-dessous, j’ai listé pour vous plusieurs exemples de ce que peut contenir un échéancier, en fonction du type d’événement que vous organisez.
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Sacem pro : l’organisation d’un concert
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L’organisme de gestion des droits d’auteurs en France propose un fichier axé sur le concert, donc la musique. On y brasse des sujets tels que la réglementation française à respecter, la sécurité du public, l’assurance, les nuisances sonores, la rémunération des artistes et bien sûr, les demandes d’autorisation de diffusion de musique.
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Organiser un spectacle à l’école
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C’est la Fédération de la Jeunesse Franco-Ontarienne qui publie. Eh oui, le Québec n’est pas le seul endroit du Canada où l’on parle français 😉
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Si vous partez de zéro (vous êtes des étudiants ou des profs qui montez votre premier spectacle), c’est le fichier parfait pour vous. Il résume les tâches et les postes, les questions à se poser, les façons de trouver un thème, les petites choses à ne pas oublier le jour J, l’animation prévue autour du show… Bref, un bon petit aperçu surtout si vous montez un spectacle de type « cabaret » qu’ils appellent « de variétés ». Le rétroplanning présenté ici l’est plutôt sous la forme de simple agenda. Je vous conseille de vous tenir à la méthode évoquée au-dessus.
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Organisateur de spectacle vivant
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C’est le site « organisateur de spectacle » qui publie mais c’est l’Agence Culturelle d’Alsace qui rédige. C’est à nouveau français mais le ton est un peu différent : on aborde une réflexion que tout le monde devrait avoir au démarrage du projet, à savoir celle de la pertinence artistique du spectacle et de l’intérêt du public ; le cas particulier du projet culturel de territoire (un événement qui s’inscrit dans une vraie dynamique locale). On trouve le rétroplanning sous le nom de parcours chronologique.
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Réseau Ouest Africain dans la musique
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C’est publié par l’ARPEM. Attention c’est un peu long : Appui au Réseau Ouest-Africain de Pépinières d’Entreprises de la Filière de la Musique. Évidemment, les différences dans le rétro-planning ne sont pas fondamentales mais les détails donnés pour les pays concernés valent de s’y attarder si vous organisez un événement par-là. Les formalités administratives sont détaillées pour le Burkina Faso, la Côte d’Ivoire et le Sénégal. Le fichier offre aussi des exemples simples de fiches de budget.
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Le Centre des Musiques Traditionnelles Rhône-Alpes
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Il dépasse son intitulé « local » en nous présentant un rétroplanning sous forme de tableau avec un focus sur la répartition des tâches dans l’équipe.
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Et en plus :
Dans ce qui suit, pas de rétroplanning à proprement parler mais une documentation qui peut être utile à certains et qui y est liée.
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Organisation d’un festival – Fiona Cosson
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Prenons de la hauteur. Voici une présentation ludique et visuelle d’un mémoire sur l’organisation d’un festival en France. Ici, c’est plus de l’ordre du rappel (on se doute que la présentation est accompagnée d’un texte) mais on voit que les postes sont sensiblement les mêmes que pour un simple spectacle et c’est tellement bien fait qu’on est pris à regarder jusqu’au bout. Pas vraiment de rétroplanning à proprement parler.
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Ce nom de code un peu obscur tient pour la Commission Paritaire Nationale Emploi-Formation : Spectacle Vivant. On s’adresse ici directement aux petites entreprises du spectacle vivant, donc aux personnes qui portent plus d’un projet artistique ponctuel. On s’étend, par exemple, sur le volet « ressources humaines » et on développe des concepts liés à l’emploi telle que la « mutualisation » des travailleurs. Les rétroplannings ne sont pas détaillés mais on les évoque beaucoup, notamment via l’obligation de faire connaître toutes les dates aux artistes.
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C’est votre première tâche dans l’organisation d’un spectacle : créer votre rétro-planning. Alors n’attendez plus !
À combien de mois d’aujourd’hui est votre lever de rideau ?
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Crédits photos :
calendrier rétro : plenty.r.
1085 : Eva Apple
25 : Marco Nedermeijer
La montre : Robert Hensley
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